کد خبر: ۳۰۶۲۸۹
تاریخ انتشار: ۱۶ ارديبهشت ۱۳۹۸ - ۰۶:۴۳
هنگامی که توجه و تمرکز میهمان کمتر به سمت باز کردن روکش شیرینی یا پوست کندن میوه معطوف شود به همان میزان بیشتر با جلسه همراه بوده و از طرفی قید مصرف این خوارکی های لذیذ را به خاطر سختی و یا فضای سنگین جلسه نخواهد زد!

پول نیوز؛ رکسانادانیالی- در نشست های رسمی همواره برخی از پارامترهای مهم مورد بی توجهی میزبان قرار می گیرند، البته این فراموش کاری ها معمولا عمدی نیستند زیرا میزبان همواره خواستار موفقیت نشست ها و در نهایت عقد قراردادهای مناسب است. پارامترهایی که مدنظر ما و موضوع بحث امروز هستند؛ فراموش می شوند چون آگاهی کافی نسبت به آنها وجود ندارد! و کمتر مورد شناسایی قرار گرفته اند. آیا می دانید مبحث "میزبانی" در آموزه های روز دانش مدیریت دارای پیچیدگی ها و ظرافت های ویژه ای است که آشنایی با آن نیازمند مطالعه، تحقیق و صرف زمان مناسب است.

مناسفانه برای سال ها تصور کرده ایم که میزبانی یک جلسه چیزی هماند یک گردهمایی خانوادگی است که باید با چای، میوه، شیرینی و شاید هم یک شام مفصل انجام وظیفه کنیم! اما به عنوان نخستین گام باید ذهن خود را از این فضای سنتی فاصله داده و تغییراتی بنیادین در رویکرد خود به میزبانی و پذیرایی در نشست های رسمی ایجاد کنیم.

اگر شما به عنوان مدیر یک شرکت، میزبان نشستی رسمی شده اید باید بدانید نوع رفتار و انتخاب های شما می تواند مهمترین عامل در جلب توجه طرف مقابل و در نهایت موفقیت شرکت شما در تجارت باشد. در ادامه این مبحث نکاتی ساده و در عین حال کلیدی را مطرح می کنیم که می تواند در برگزاری موفق یک جلسه رسمی مفید باشد.

گام نخست

طبیعتا اولین قدم انتخاب مکان جلسه است. اگر برای اولین بار میزبان یک گروه یا شخصی خاص هستید بهتر آن است که محل برگزاری جلسه در دفتر کار شما باشد. این مساله اثر روانی بسیار زیادی دارد. تجربه نشان داده برگزاری جلسات در مکانی مجلل خارج از فضای شرکت میزبان، مثلا لابی یک هتل یا رستوران نه تنها مناسب نیست بلکه موجب کاهش اطمینان میهمان به سخنان و خدمات شرکت شما می شود.

پس از انتخاب مکان جلسه، نوبت به بررسی دکوراسیون داخلی اتاق مورد نظر می رسد. معمولا توصیه می شود تا فضای برگزاری جلسه یک فضای گرم و صمیمی باشد. از این رو لازم است تا پوشش دیوارهای اتاق جلسه میل به رنگ های تیره داشته باشند. مثلا کاغد دیواری شکلاتی یا بنفش پررنگ انتخاب خوبی به نظر می رسد. برای پنجره ها(در صورت وجود) بهتر آن است تا از انواع فلزی باریک و پرفراژ دار استفاده شود زیرا عبور خطوط نور زیبایی خاصی ایجاد می کنند. تابلوها از سطح زمین بیش از 1.5 متر ارتفاع نداشته باشند. استفاده از گلدان های شیک طبیعی(انواع مصنوعی کاملا ممنوع است!) نیز بسیار مفید خواهد بود. استفاده از کف پوش چوبی یا طرح چوب قهوه ای در هماهنگی با دیوارها توصیه می شود. میز جلسه و صندلی ها نیز دارای رنگی متناسب با فضا باشند.

نکته: توصیه می کنیم از بکارگیری کتابخانه هایی با چندصد جلد! کتاب خودداری کرده و اعتدال را رعایت کنید. شاید میهمانان به نوعی احساس کنند در جانمایی این کتابخانه اغراق کرده اید!

پس از آماده سازی اتاق نوبت به تدارکات ما برای پذیرایی می رسد. توصیه می کنیم یک میز مخصوص پذیرایی در اتاق داشته باشید؛ ترجیحا یک میز گرد که تمامی وسایل پذیرایی روی آن باشد.

نکته: از انتخاب انواع شیرینی و شکلات که نیاز به بازکردن پوسته محافظ دارند خودداری کنید. تمامی مواد باید براحتی قابل مصرف باشند و تنها روی آنها با سلفون پوشانده شود. برای سرو نوشیدنی حتما انواع گرم را انتخاب کنید زیرا نوشیدنی گرم حس صمیمیت را با خود همراه خواهد داشت و بهتر از انواع سرد آن است. مسئول پذیرایی از ابتدای جلسه در اتاق حضور داشته و از تردد در هنگام جلسه به بیرون از اتاق جدا خودداری کند. هر آنچه را که لازم است پیش از جله روی میز پذیرایی بگذارید.

نکته: اگر از میوه برای پذیرایی استفاده می کنید از روش سنتی دوری کنید! به عبارت دیگر میوه را با پوست در ظرف مخصوص میهمان قرار نمی دهیم بلکه بهتر آن است تا میوه ها با سلیقه برش خورده و در ظرف مرتب قرار داده شده باشند تا میهمان بتواند با چنگال آن را میل کند.

تمامی این موارد بویژه در رابطه با خوراکی ها اهمیت زیادی دارند زیرا هنگامی که توجه و تمرکز میهمان کمتر به سمت باز کردن روکش شیرینی یا پوست کندن میوه معطوف شود به همان میزان بیشتر با جلسه همراه بوده و از طرفی قید مصرف این خوارکی های لذیذ را  به خاطر سختی و یا فضای سنگین جلسه نخواهد زد.

خلاقیت

یکی از مهمترین فاکتورهای موفقیت در پذیرایی، خلاقیت است. بله شما می توانید در تدارک پذیرایی از میهمانان خود یک مدیر خلاق باشید. برای مثال از خوردنی هایی استفاده کنید که میهمان شما انتظار آن را ندارد. به جای چای و قهوه از دمنوش های گیاهی در دو یا سه طعم مختلف استفاده کنید. اگر میزبان جلسه در عصر هنگام هستید، می توانید از یک وعده بسیار سبک غذایی نیز استفاده کنید مثلا چیزی شبیه یک پیراشکی گوشت یا اشترودل کوچک.

بهتر آن است که روی میز و مقابل هر میهمان یک خودکار آبی با چاپ تبلیغاتی شرکت شما و برگه یادداشت با لوگو شرکت خود را قرار دهید. در ابتدای جلسه نیز می توانید از هدایای تبلیغاتی همانند سررسید، جاسوئیچی و یا همان خودکار بهترین استفاده را برده و آنرا به طرف مقابل هدیه دهید.

نکته: بهترین زمان برای رونمایی از هدایای تبلیغاتی همان اول جلسه است نه در پایان کار، زیرا ما به قدرت جلب توجه این ابزارها از همان ابتدا نیاز داریم نه در پایان جلسه.

برچسب ها: پول نیوز ، کسب و کار
نظر شما
نام:
ایمیل:
* نظر: